امروزه سازمانها و مراكز اطلاعاتي نسبت به گذشته نياز بيشتري به استفاده از اطلاعات موجود در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود دارند ، و ديگر كاغذ به عنوان يك ابزار نگهداري اطلاعات به علت تواناييهاي محدودش در ثبت و بازيابي اطلاعات و عدم توان جوابگويي سريع به نيازهاي مختلف ، واسط موثر و خوبي به شمار نميرود. رشد روز افزون حجم و اهميت اطلاعات در كليه سازمانها و شركتها با وجود استفاده از پرسنل متعدد در بخشهاي مرتبط ،اغلب باعث مفقود شدن اسناد و مدارك و عدم امكان طبقه بندي مطلوب و همچنين رشد صعودي هزينه نگهداري شده است و مضافا اغلب سازمانها عليرغم تمهيدات فوق قابليت دسترسي سريع به اطلاعات موجود خود را در زمان مناسب ندارند. مشكل اصلي آنها نيز به سبب تنوع سليقه ها و برداشت هاي مختلف انساني در نظم و ترتيب دادن و همچنين دسته بندي و بايگاني و انجام عمليات روي اين نوع اسناد مي باشد سيستم اتوماسيون اداري رايان نظم بعنوان يكي از زير سيستمهاي سيستم يكپارچه مجموعه قدرتمندي جهت انجام امور اداري و مديريت چرخه مكاتبات بين سازماني مي‌باشد. به گونه اي كه تمامي ثبت نامه هاي ارسالي و دريافتي و حتي فكس و پست الكترونيكي سازمان توسط اين سيستم بطور اتوماتيك ، يكپارچه و مستقل از زمان و مكان انجام مي شود.

امكان ارتباط به كارتابل كاربران از طريق اينترنت امكانات فراواني را فراهم مي آورد تا كاربران از هر نقطه و مستقل از زمان بتوانند كارهاي جاري و اداري خود را از راه دور كنترل نمايند.